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第一章 采购是企业获利的第一道关（第2页）

一汽大众把采购体系分为长线和短线两类。长线就是购货频率每年大于五次，购货金额每年大约10万元的采购伙伴，视为战略联盟，战略联盟又分为定点供应商和一般供应商。一汽大众对供应商有一个起码的资格要求，必须有两年以上的供货历史，供货金额30万元以上的企业，才有资格进入长线供应商的选择范围。平时，还要进行详细的考评，除了各对应部门进行考评之外，还有日常的考评。根据合作关系的紧密程度，一汽大众把供应商定为一级供应商、一般供应商和一次性供应商。供应商和代理商必须要有售前服务能力和技术指导能力。供应商的档案全部输入一汽计算机系统。

尽管近几年来，一汽大众的釆购范围拓宽了，品种和数量也增多了，但由于是集中釆购，供应商的数量一直在下降，釆购过程也简化了，每家供应商的供货比例也在不断得到合理调整。1998年，一汽大众供应商达到700多家，1999年下降到549家，2000年又下降到488家，而固定的大约是70多家供应商。这样，厂家对这些供应商的约束力更强了，因为，一旦成为一汽大众的供应商，每年都要接受新的要求。经过一汽大众对供应商体系的不断调整和完善，促进了供应商社会化服务体系的完善，推进了社会服务体系的成长。在和一汽大众的长期合作中，一批专业化程度较高、管理规范、具有现代意识的供货商队伍也成长起来。通过合作、甄别、选择自己满意的供货商队伍，一汽大众的采购部门可以顺利地进行供应商和商品采购的分类管理，一个高层次的采购体系也就建立起来了。

在一汽大众的采购管理体系中，从企业最高领导到部门负责人的一个主要管理思路是：充分利用外部资源进行主体工作。也就是自己只干主体，剩下的由别人来干。根据这个基本思路，釆购部提出三个概念：第一个概念是系统管理。就是对企业所有的商品采购包括厂家都是按照系统来进行管理的。这个系统管理并不是一成不变的，企业每年都要进行评估。如果成为一汽大众的供货商，一汽大众就会发给供应商一个资格认定牌，对这家企业来说，这个资格就是一种非常有效的广告宣传。第二个概念是通过电子商务等手段实现网络化。对一汽大众这样的大型现代化企业来说，计算机信息和网络化管理非常重要。现在，釆购部门每人一台计算机，所有的工作都存储在计算机里，实现了部门内部的网络化，并且和外围的公司实现网络连接。目前，一汽大众正在实现与供应商之间的网络化管理，一般材料和生产材料釆购系统网络化工作已经完成，企业跟配套产品厂家几乎可以全部联网了。第三个概念是实现利益的最大化。降低采购成本是一汽大众采购部门一项非常重要的工作。利益最大化是指实现采购和供应双方的利益最大化，对采购部门来说，既要考虑自己的利益，又要考虑供货商的利益。如何能实现利益最大化？一汽大众目前所采取的是集中采购的办法，就是一种大家通过合作获得利益和双赢的最佳办法。

从1997年开始，一汽大众就把这三个概念运用到采购工作的各个方面，现在已经建立了一套比较完善的采购体系。一汽大众先进的釆购技术，使得其采购体系在汽车行业中处于先进的地位，从而大幅度降低了成本，提高了企业采购质量水平，从而为企业盈利打下了坚实的基础。

【采购感悟】

掌握好采购技术，就能从采购中挖掘利润源泉，使企业获得巨大成功。

采购离不开信息系统

采购信息系统由三个部分组成：业务操作系统、业务管理系统、电子商务系统。业务操作系统用于日常采购计划、认证、订单三个环节的核心业务信息处理，业务管理系统用于采购流程组织绩效统计处理、商业行情信息数据的收集与查询、历史经验数据存放与共享等，电子商务系统用于与供应商或社会供应群体的信息系统进行信息交换及传递。企业在建筑采购信息系统时要注意以下几个方面：

在设计或选择采购信息系统时，要结合企业采购的实际情况，兼顾企业近期和远期规划，制订切实可行的系统方案。一些企业选择mrpn作为生产管理系统，其中包括物料需求计划的制定、采购环境的管理、采购订单的管理、物料库存管理等釆购信息处理功能。mrpn侧重于订单操作的管理，如需要全面地管理釆购计划、认证、订单，则还需要更改，或二次开发。

企业内部的业务操作系统是采购的日常操作平台，是企业采购环境的电子档案，数据输入输出要有严格的控制手段，并且要不断地对其进行更新，删除垃圾数据、无效数据。

目前大多数公司没有把电子商务和内部的业务操作系统连接在一起。一方面，电子商务是新兴的网上釆购环境，还有许多无法解决的问题，如：网上供应商的可信度、网上付款安全等；另一方面，存在信息安全问题。因此，应谨慎对待电子商务的应用。

业务管理系统应和业务操作系统之间设有关联，业务操作系统中的数据是基础数据，是业务管理系统主要数据来源之一。反之业务管理系统通过计算所得到的规律性数据结果应返回记录到业务操作系统中去。

采购信息系统是企业的主要采购机密信息存放的地方，要有严格的管理规定，只有专门人员且被授权的员工才能有操作期限。

这三个系统应在一个控制软件下集成，形成采购信息平台，以利于集中管理，方便操作；同时在系统硬件配置上作为优先级别对待，信息系统的运行效率是采购效率的基础，不要轻视釆购系统硬件、软件的选用。

釆购信息平台由采购业务操作系统、釆购业务管理系统、电子商务系统三部分组成。

采购业务操作系统包括：计划模块、认证模块、订单模块、存储模块、财务模块、供应商模块、物流模块，输入是物料需求计划，输出是物料。计划、认证、订单、存储、财务等工作人员在相应模块进行自己的业务操作。计划人员将已经批准好的认证计划、订单计划通过电子流传递至认证模块，并将需求预测通过订单人员传至供应商；认证人员将已经批准的认证合同存入采购环境系统中，由订单等人员查询使用；订单人员将订单合同使用电子流传至供应商，将物料到货信息传至存储模块；存储人员将物料入库信息录入存储信息系统中，并将入库信息传至财务部；财务人员根据订单人员的付款申请及物料入库信息，向供应商进行付款操作。以上操作过程在釆购业务操作系统中，形成一体；根据采购流程原理，电子流自动地把业务从一个单元传至另一个单元。

【采购感悟】

釆购信息系统能够及时报告釆购业务的绩效状态，为买卖双方的交易提供了一个便捷的途径。

采购的有形和无形

采购的范围包括有形的物品和无形的劳务。

1。有形的物品

有形的物品包括原料、副料、机具及设备和事务用品。

（1）原料

原料是指在生产过程中直接使用的原材料，也是构成产品最主要的成分。在产品的制造过程中，即使原料的形体发生物理或化学变化，它依然存在于产品里面，不会消失。通常，原料是产品的制造成本中比率最高的组成部分。例如织布用的棉纱，生产塑胶制品用的高密度聚乙烯，生产集成电路所用的晶片，生产水泥所用的石灰石等，均是各该项产品的主要原材料。

（2）副料

在产品制造过程中，除了原料之外所耗用的材料均属副料。有些副料与产品制造有直接关系，但是产品制成时，副料本身已经消失，例如化学制品所需的催化剂；有些虽然还附着在产品上，但因其价值不高，仍然以副料看待，如成衣上的钮扣或拉链，或机械制品上螺丝或填垫材料等。另外，有些副料与产品的制造并无直接关系，只是消耗性的材料或工具，例如冷煤、铤刀、灭藻剂及钢刷等；以及产生能量所耗用的燃料，例如重油、瓦斯、粉煤等。此外，包装材料也属于副料，如纸箱、塑胶袋、包装纸、打包带等。

（3）机具及设备

系指制造产品的主要工具或提供生产环境所不可缺少的设施。前者譬如人造纤维的聚合设备、生产活塞的万能研磨机、生产钢铁制品的炼钢电炉设备及连续铸造机、个人电脑厂的表面粘着机等。后者如生产集成电路的无尘室，生产各种疫苗的无菌室。此等机具及设备对产品的产量及品质，会产生直接的影响。

另有空调设备、电力设备及储运设备等，仅提供生产上所必需的温度、动力及仓储运输效能；其他又如提供产品品质测试或材料检验所需的仪器，以及塑造产品或零件所需的模具等。

（4）事务用品

所有办公室生产线人员在文书作业上所需的设施及文具、纸张，以及任何其他杂项购置。前者例如桌椅、圆珠笔、账册、计算机、个人电脑、信封信纸、打字机等；后者如茶壶、扫把、衣架、时钟、卫生稣清洁剂等。

2。无形的劳务

无形的劳务包括技术、服务及工程发包。

（1）技术

系指取得能够正确操作或使用机器、设备、原料等的专业知识。惟有取得并掌握一定的专业技术，才能使机器或设备发挥效能，提高产品的产出率或确保优良的品质，降低材料损耗率，减少机器设备故障率，如此才能达到减少投入增加产出的目的。