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第七章 在工作中修行不断提升工作效能（第3页）

美国某公司董事长赖福林说：“你应当计划你的工作，在这方面所花的时间是值得的。如果没有计划，你肯定不会成为一个工作有效率的人。工作效率的中心问题是：你对工作计划得如何，而不是你工作干得如何努力。”

所以，无论我们想完成一项什么样的工作，开始之前都应该先制定一份计划，将任务分解成一个个具体的步骤，再根据轻重缓急来安排先后顺序，将它们写在一张纸上或者输入电脑中。这样我们可以随时看到每项工作，再一步一步地去完成它们。运用这种方法，我们会惊讶地发现自己的工作效率竟然提高得如此神速。

【工作禅】

古人讲：凡事欲则立，不欲则废。说的就是计划的重要性，大到对组织、人生长远规划的策划，小到工作、生活中具体事情，无不需要进行策划——“计划先行”，此乃一切事物成功之基础。

排好做事的顺序表，分清事情的轻重缓急

在生活中，有不少人工作勤奋，但却没有取得成就。这是因为他们在工作中常犯一个错误，那就是分不清主次轻重。他们常常是拣了芝麻丢西瓜，虽然小事干得又多又好，但成效不大，因为那毕竟是些无关紧要的小事，而真正重要的大事却常常被他们忽视，因为小事已经占用了他们大部分的时间和精力。

在一次管理课上，教授先拿出一个装水的罐子，然后又拿出一些鹅卵石往罐子装。当教授把鹅卵石装满管子后，问他的学生们：“这罐子是不是已经装满了？”“是！”所有的学生异口同声地回答。“真的装满了吗？”教授笑着问。然后，他又拿出一些碎石子，把碎石子从罐口倒下去，摇一摇又加了一些，直至装不进了为止。他又问学生：“这次是不是装满了？”学生们有些不敢回答了。最后班上有位学生小声说道：“也许没满。”“很好！”教授说完后，又从桌下拿出一袋沙子，慢慢地倒进罐子里。倒完后再问班上的学生：“现在你们再告诉我，这个罐子是满的吗？”“没有满。”全班同学这次学乖了，大家很有信心地回答。“好极了！”最后，教授从桌底下拿出一大瓶水，把水倒在看起来已经被鹅卵石、小碎石、沙子填满了的罐子中。当这些事都做完之后，教授正色问他的同学们：“我们从上面这些事情中得到了哪些重要的启示？”

一阵沉默过后，一位自以为聪明的学生回答说：“无论我们的工作多忙、行程排得多满，如果要挤一下还是可以多做些事的。”教授听到这样的回答点了点头，微笑着说：“答得不错，但并不是我要告诉你们的重要信息。”说到这里教授故意停住，用眼睛扫了全班同学一遍后说：“我想告诉各位的最重要的信息是，如果你不先将大的‘鹅卵石’放进罐子里去，也许你以后永远都没有机会再把其他的东西放进去了。”

这个故事告诉我们：做任何事情都要学会排序，建立好优先权。工作中，如果不能把握关键所在，常常是付出大量的人力、物力和财力，执行结果却收效甚微。相反，如果能够了解事物的关键所在，执行结果就会完全不同。?确定工作的轻重缓急，然后，坚持按重要性优先排序的原则做事，你将会发现，再没有其他办法比按重要性办事更能有效利用时间了。

华勒是某商贸公司的销售总监，公司的2000名职员中有1400人从事销售工作，他经常忙得焦头烂额，似乎工作总是干不完的，要想找个时间度假更是不可能。华勒时常有这样一种感触，就是整天都忙忙碌碌，累得精疲力竭。等到下班时，才发现自己所做的那些工作都是容易做的和无关紧要的，而那些棘手的但重要的工作往往拖了很长时间还是没有完成。

后来，一次时间管理的培训，使华勒改变了利用时间的习惯做法。华勒发现，时间管理培训使自己的工作效率有了前所未有的提高。他再也不用每周工作50~55个小时了，也不用经常将工作带回家里去做了。现在，华勒可以用更少的时间完成更多的工作。

华勒所采用的方法就是制定每天的工作计划。现在他根据各种事情的重要性来安排工作顺序，首先完成最重要的，然后再去做较为次要的。这种做法的好处是使他更加明确各项工作的目标。过去华勒从未写出要做的事情并将它们排出顺序，而现在华勒将需要做的工作列出一个清单：把应该由别人办的事情交代别人办，自己集中精力处理那些必须亲自做的事情。

过去，华勒往往将那些重要的、棘手的工作挪到有空的时候再去做，结果大量次要的工作占用了他几乎全部的工作时间。现在华勒将次要的工作移到最后处理，即使没有处理完他也不用太担忧，因为那些事情无关紧要。现在华勒对自己感到很满意，他能够按时下班而不会因为许多工作没有去做而感到不安。

由此可见，分清工作的轻重缓急，把最重要的任务安排在一天中你干事最最有效的时间来做，你就能花较少的力气，做完较多的工作。

美国伯利恒钢铁公司总裁查尔斯·舒瓦普，向效率专家艾维·利请教“如何更好地执行计划”的方法。

艾维·利声称可以在10分钟内就给舒瓦普一样东西，这东西能把他公司的业绩提高50％，然后他递给舒瓦普一张空白纸，说：“请在这张纸上写下你明天要做的6件最重要的事。”舒瓦普用了5分钟写完。

艾维·利接着说：“现在用数字标明每件事情对于你和你的公司的重要性次序。”

这又花了5分钟。

艾维·利说：“好了，把这张纸放进口袋，明天早上第一件事是把纸条拿出来，做第一项最重要的。不要看其他的，只是第一项。着手办第一件事，直至完成为止。然后用同样的方法对待第二项、第三项……直到你下班为止。如果只做完第一件事，那不要紧，你总是在做最重要的事情。”

艾维·利最后说：“每一天都要这样做——您刚才看见了，只用10分钟时间——你对这种方法的价值深信不疑之后，叫你公司的人也这样干。这个试验你爱做多久就做多久，然后给我寄支票来，你认为值多少就给我多少。”

一个月之后，舒瓦普给艾维·利寄去一张2。5万美元的支票，还有一封信。信上说，那是他一生中最有价值的一课。

5年之后，这个当年不为人知的小钢铁厂一跃而成为世界上最大的独立钢铁厂。人们普遍认为，艾维·利提出的方法功不可没。

任何工作都有轻重缓急之分。只有分清哪些是最重要的并把它做好，你的工作才会变得井井有条，卓有成效。如果你分不清事情的“轻重缓急”，不但会浪费许多时间，更会让你的努力全部“归零”。只有凡事分清主次，才能把有限的时间用在最重要的事情上，才能用最少的时间和精力求得更大的回报。

【工作禅】

古人云：“事有先后，用有缓急。”工作也是如此，分清事情的轻重缓急，不但做起事来井井有条，完成后的效果也是不同凡响。次序处理好了，不但能够节约办公时间、提高办公效率，最重要的是能给自己减少许多麻烦。

立即执行，不要拖延

有一种习惯叫拖延，有了这种习惯，你便会把事情拖到最后一分钟才会去完成，它会是你生活和工作中最大的一个问题。

一位年轻的女士即将当妈妈了，她打算为即将出世的孩子织一身最漂亮的毛衣毛裤。她在老公的陪同下买回了一些颜色漂亮的毛线，可是她却迟迟没有动手，有时想拿起那些毛线编织时，她会告诉自己：“现在先看一会儿电视吧，等一会儿再织”，等到她说的“一会儿”过去之后，可能老公快要下班回家了。于是她又把这件事情拖到明天，原因是“要给老公做晚饭”。等到孩子快要出生了，那些毛线还像新买回的那样放在柜子里。老公因为心疼老婆，所以也并不催她。后来，婆婆看到那些毛线，告诉儿媳不如自己替她织吧，可是儿媳却表示一定要自己亲手织给孩子。只不过她现在又改变了主意，想等孩子生下来之后再织，她还说：“如果是女孩子，我就织一件漂亮的毛裙，如果是男孩就织毛衣毛裤，上面一定要有漂亮的卡通图案。”

孩子生下来了，是个漂亮的男孩。在初为人母的忙忙碌碌中孩子一天一天地渐渐长大。很快孩子就一岁了，可是她的毛衣毛裤还没有开始织。后来，这位年轻的母亲发现，当初买的毛线已经不够给孩子织一身衣服了，于是打算只给他织一件毛衣，不过打算归打算，动手的日子却被一拖再拖。

当孩子两岁时，毛衣还没有织。

当孩子三岁时，母亲想，也许那团毛线只够给孩子织一件毛背心了，可是毛背心始终没有织成。

……

渐渐地，这位母亲已经想不起来这些毛线了。

孩子开始上小学了，一天孩子在翻找东西时，发现了这些毛线。孩子说真好看，可惜毛线被虫子蛀蚀了，便问妈妈这些毛线是干什么用的。此时妈妈才又想起自己曾经憧憬的、漂亮的、带有卡通图案的花毛衣。