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第八章 职场有礼仪顺畅上下毫不费力（第6页）

（1）拟定工作会议主题

在举行工作会议前，有关领导必须先确定好会议主题，包括会议名称。主题确定后，负责筹备会议的工作人员，则应围绕会议主题，策划会议的规模、时间、议程等事项，并注意分工要明确，将任务具体分配到个人身上。

（2）拟发通知

会议举行之前，要提前通知各参会者，如果需要邀请兄弟单位的相关领导或嘉宾，还需以正规的形式向其发出邀请函，并派专人送达。

拟发会议通知时应注意以下两个方面：

第一，通知内容具体、详细。工作会议通知内容一般包括：标题、主题、会议时间、出席对象、报到时间、报到地点等七个要点。拟写通知时，应保证其完整性和规范性。

第二，把握好送达时间。会议通知拟好以后，需及时通知参会者，不得拖延时间，以免出现缺席现象。

（3）准备好文件材料

会议文件材料应该在会议举行前准备好，单位相关领导人对文件材料的拟定应仔细斟酌。主要包括会议的议程、开幕词、闭幕词、主题报告、大会决议、典型材料、背景介绍等。需要在会前下发的文件，应及时发放给参会者。

（4）常规性准备

工作会议召开之前，具体细节问题不能忽视，如布置会场、会议用品的采购等。

第一，布置会场。选择好会议召开的场地，将会议所需的桌椅摆放整齐；所需用品，如空调、录音、通风设备、摄像机等准备齐全。注意：会议所需用品需要提前调试好，以免会议召开后出现麻烦。

第二，采购会议用品。会议召开期间少不了笔、墨、纸张、文件夹、名片、饮料、声像用具等，这些会议必需品在召开前都应该准备齐全。

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负责会议具体工作的相关人员，在会议召开期间要做好下列工作：

（1）迎宾

如果单位召开的会议比较正规，在举行期间，需要安排迎宾人员，在会场内外负责迎送，引导，陪同参会人员。重点照顾单位邀请的贵宾及老、弱、病、残、孕者。对参会人员的要求，要尽可能地满足，力求有求必应。

（2）签到

目前公司签到的方式一般有三种情况：一是签名报到；二是刷卡报到，三是交券报到。会议召开期间，负责此项工作的工作人员，应做好本职工作，并及时向有关领导汇报。以便掌握到会人数，维护会场纪律。

（3）安排饮食

如果会议历时较长，会议中间应为参会者准备好工作餐，同时，提供卫生可口的饮料。饮料选择以便捷、卫生为主，最好不要选择频频续水的饮料。对于外地来宾，还应为其准备好住宿的地方，一般选在交通方便、清静、整洁的位置。

（4）做好会议记录

正规的工作会议，需要有专门负责记录会议内容的工作人员，记录方式有笔录、打印、录音、录像等。

会议记录的内容一般包括：会议名称、出席人数、时间地点、发言内容、讨论事项、临时动议、所做出的决定。记录时力求做到条理清楚、整齐、准确。

3被嵋榻崾后的礼仪

做任何事情都不能虎头蛇尾，要做到有始有终，会议结束后同样要遵守礼仪规范，认真有礼地做好后续性工作，使会议获得圆满成功。

会议结束后的礼仪大致分为以下几个方面：

（1）将会议上所做出的决定以文件形式下发

一般情况下，工作会议结束以后，会上对某些问题做出的决定需要及时下发到个人，这就要求负责该项工作的工作人员，有较高的工作效率。

（2）整理会议材料

会议中所做出的决定并不是每一件都可以下发到基层工作人员手中的，还有一些保密性的文件，这就要求工作人员及时将会议材料整理出来，该下发的准时下发，该保密的文件整理好以后交到有关负责人手中。值得注意的是：相关保密材料如图文、声像材料一定要谨慎处理，如数上交。

（3）预订返程票

会议结束后，主办单位应尽地主之谊，为外地参会者定购返程车、船、机票，并安排工作人员、车辆将其送往车站、机场、码头。对于来宾的行李，工作人员应主动负责托运。

在工作会议中，讲究礼仪规范的好处很多：一方面强化单位整体形象，一方面提高个人文化修养，一方面规范会场纪律，可谓一举多得。